Accordo sul trattamento dei dati
Il presente accordo ai sensi dell'articolo 28 del GDPR (Regolamento (UE) 2016/679) fa parte del contratto tra il cliente indicato nel modulo d'ordine ("Cliente", il titolare del trattamento) e Artide Innova SRL, Via Rosina Sessa 16, 84128 Salerno, Italia, P. IVA IT06198200658, REA SA-504766 ("Artide", il responsabile del trattamento) per il servizio rushbin ospitato. Si applica ai dati personali che Artide tratta per conto del Cliente ("Dati del Cliente"). Non si applica ai dati che Artide tratta in qualità di titolare del trattamento, descritti nell'informativa sulla privacy, né a rushbin installato dal Cliente sui propri server, dove Artide non tratta alcun dato.
1. Istruzioni
Artide tratta i Dati del Cliente solo per fornire il servizio e su istruzione documentata del Cliente: il contratto, il presente accordo e ciò che i membri del Cliente fanno in rushbin. Se il diritto dell'Unione o il diritto italiano impone ad Artide di trattare diversamente i Dati del Cliente, Artide ne informa preventivamente il Cliente, salvo che la legge lo vieti. Artide informa il Cliente qualora ritenga che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati. I dettagli del trattamento sono indicati nell'allegato 1.
2. Responsabilità del Cliente
Il Cliente è responsabile della liceità del trattamento che dispone, compresi una base giuridica per gli interessati che compaiono o parlano nel suo girato e l'informativa a essi dovuta, nonché della scelta dei dischi per cui attivare la ricerca per contenuto e le copie leggere.
3. Riservatezza
Hanno accesso ai Dati del Cliente solo le persone che ne hanno bisogno per far funzionare il servizio, e sono vincolate alla riservatezza.
4. Sicurezza
Artide applica le misure tecniche e organizzative indicate nell'allegato 2, adeguate al rischio ai sensi dell'articolo 32 GDPR. Può migliorarle nel tempo ma non ridurre il livello complessivo di protezione.
5. Sub-responsabili del trattamento
Il Cliente rilascia un'autorizzazione generale ai sub-responsabili del trattamento indicati nell'allegato 3. Artide informa i proprietari del Cliente via email almeno 14 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Il Cliente può opporsi per ragionevoli motivi attinenti alla protezione dei dati entro 10 giorni; se le parti non trovano una soluzione entro 30 giorni, il Cliente può recedere dal servizio interessato e ottenere il rimborso dei corrispettivi pagati per il periodo residuo. Artide vincola ciascun sub-responsabile a obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti ai presenti e ne risponde nei confronti del Cliente.
6. Dove si trovano i dati
I Dati del Cliente sono conservati nell'Unione europea: il sito e il suo database su server a Francoforte, Germania, le email inviate dal sito tramite Amazon SES nella stessa regione, e i file archiviati e le copie del database in bucket Cloudflare R2 con giurisdizione UE. Alcuni sub-responsabili hanno sede negli Stati Uniti, o appartengono a gruppi che vi hanno sede, e possono accedere da lì ai Dati del Cliente; per Tidy up with AI, la descrizione di un disco che un membro sceglie di riordinare va ad Anthropic, l'unico fornitore di intelligenza artificiale usato dal sito di Artide. Il Cliente autorizza questi trasferimenti, ciascuno coperto dallo strumento indicato nell'allegato 3: l'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione della Commissione 2023/1795) e/o le clausole contrattuali tipo (decisione della Commissione 2021/914, modulo tre). Artide non effettua altri trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo senza il previo consenso scritto del Cliente e un valido meccanismo di trasferimento ai sensi del capo V del GDPR. Artide fornisce al Cliente, su richiesta, una copia delle clausole contrattuali tipo.
7. Richieste degli interessati
Artide assiste il Cliente nel dare seguito alle richieste degli interessati che esercitano i propri diritti di cui al capo III del GDPR. Se un interessato scrive ad Artide in merito ai Dati del Cliente, Artide inoltra la richiesta al Cliente senza ingiustificato ritardo e non vi risponde autonomamente, salvo che il Cliente glielo chieda.
8. Violazioni dei dati personali
Artide notifica al Cliente una violazione dei dati personali che riguarda i Dati del Cliente senza ingiustificato ritardo ed entro 48 ore dal momento in cui ne è venuta a conoscenza, con le informazioni disponibili: la sua natura, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte. Fornisce poi ulteriori informazioni man mano che diventano disponibili, affinché il Cliente possa adempiere ai propri obblighi ai sensi degli articoli 33 e 34 GDPR.
9. Altra assistenza
Artide fornisce al Cliente le informazioni di cui ragionevolmente necessita per le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e le consultazioni preventive relative al servizio.
10. Attività di revisione
Artide mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e risponde alle ragionevoli domande scritte del Cliente. Una volta l'anno, o dopo una violazione, il Cliente può verificare il rispetto da parte di Artide, direttamente o tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, con un preavviso di 30 giorni, in orario lavorativo e a proprie spese.
11. Fine del trattamento
Alla cessazione del contratto Artide, a scelta del Cliente, restituisce i Dati del Cliente, con i relativi metadati esportabili, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o li cancella. In assenza di una richiesta di restituzione, Artide li cancella entro 30 giorni. Quando il Cliente passa a un altro fornitore o chiede i propri dati ai sensi della clausola 12 dei termini di servizio, l'esportazione e il recupero seguono tale clausola, e Artide cancella i dati alla fine del periodo di recupero. I proprietari del team del Cliente possono inoltre scaricare dal sito in qualsiasi momento un'esportazione dei dati del team, come previsto dalla clausola 12 dei termini di servizio. Le copie presenti nei backup del database vengono cancellate entro ulteriori 31 giorni. Artide può conservare i Dati del Cliente solo ove lo richieda il diritto dell'Unione o il diritto italiano.
12. Responsabilità e durata
La responsabilità di ciascuna parte ai sensi del presente accordo segue il contratto, fermi restando gli articoli 82 e 83 GDPR. Il presente accordo dura finché Artide tratta Dati del Cliente. È regolato dalla legge italiana ed è competente in via esclusiva il Foro di Salerno.
Allegato 1: il trattamento
| Materia disciplinata e durata | Hosting del sito del team rushbin del Cliente, per la durata del contratto e fino alla cancellazione ai sensi della clausola 11. |
|---|---|
| Natura e finalità | Conservare, indicizzare, ricercare e mostrare ai membri del Cliente il catalogo dei suoi dischi e ciò che le sue app rushbin hanno estratto dal suo girato; conservare le copie leggere e gli originali richiesti dai membri; backup notturni del database; inviare le email del sito (inviti, link per una nuova password, conferme di registrazione) tramite Amazon SES; quando un membro lo chiede per un disco (Tidy up with AI), passare la descrizione di quel disco (nomi di cartelle e file con dimensioni, date, durate e codec) a Claude di Anthropic e restituire la proposta di riordino all'app del membro. |
| Categorie di interessati | I membri del Cliente (dipendenti e collaboratori); le persone che compaiono o parlano nel girato del Cliente, come clienti, intervistati, troupe, interpreti e pubblico agli eventi; le persone nominate nei nomi di file e cartelle. |
| Categorie di dati | Membri: nome, email, ruolo, decisioni prese sul girato (compreso nascondere righe di una trascrizione e segnare una trascrizione come verificata). Girato: nomi e percorsi di file e cartelle, dettagli tecnici (dimensione, durata, formato), anteprime (5 fotogrammi per clip), copie leggere (video e audio), originali richiesti (conservati 7 giorni), trascrizioni del parlato, testo visibile sullo schermo, etichette automatiche, vettori numerici delle immagini usati per la ricerca per contenuto. Trascrizioni, testo sullo schermo ed etichette sono prodotti da modelli di intelligenza artificiale sui computer del Cliente e sono segnalati come prodotti dall'intelligenza artificiale. Non viene effettuato alcun riconoscimento facciale, altra identificazione biometrica, riconoscimento delle emozioni o categorizzazione biometrica. |
| Categorie particolari di dati | Nessuna prevista. Il girato può rivelare categorie particolari di dati personali (per esempio dati relativi alla salute, convinzioni religiose od opinioni politiche in un'intervista) come parte del suo contenuto; rushbin non le estrae né le classifica. |
| Frequenza | Continua, finché il servizio è utilizzato. |
| Conservazione | Secondo quanto deciso dal Cliente per la durata del contratto; gli originali richiesti dai membri sono cancellati dopo 7 giorni, e i registri delle richieste (chi ha chiesto, il file, il suo percorso e hash, lo stato) 90 giorni dopo la loro ultima modifica; quando un membro spegne "Send to the team" per un disco, il sito cancella subito il catalogo, le anteprime, le analisi, le trascrizioni, i vettori, le copie leggere e i file originali di quel disco, conservando solo i dati delle clip presenti anche su altri dischi del team; le decisioni e i registri delle rimozioni su richiesta restano quando un disco viene rimosso; il sito non conserva nulla di una descrizione inviata per Tidy up with AI, solo quanti riordini ha eseguito il team nel mese in corso, cancellati alla fine del mese; secondo i termini commerciali di Anthropic, Anthropic non può usare la descrizione per addestrare modelli, e secondo le sue regole per l'API cancella la descrizione e la sua risposta entro 30 giorni, salvo che la legge le imponga di conservarle più a lungo o che i suoi sistemi di sicurezza le segnalino come violazione della sua politica d'uso (in tal caso fino a 2 anni, e i punteggi di classificazione di sicurezza fino a 7 anni); cancellazione alla cessazione ai sensi della clausola 11. |
Allegato 2: misure tecniche e organizzative
Controllo degli accessi
I membri accedono con email e password; le password sono conservate solo come hash bcrypt; i token di sessione, di invito e di reimpostazione e i codici che collegano un Mac sono casuali e conservati solo come hash; ciascuno funziona una sola volta: i link di invito e quelli per una nuova password creati da un proprietario per 7 giorni, i link per una nuova password inviati per email per 1 ora, i codici che collegano un Mac per 10 minuti. Al massimo 5 email per indirizzo e 100 per sito ogni 15 minuti. I ruoli (owner, editor, viewer) limitano ciò che ciascun membro può fare. I tentativi di accesso falliti ripetuti sono bloccati per email e per indirizzo di rete. I proprietari possono rimuovere i membri, il che ne termina le sessioni.
Separazione dei clienti
Ogni interrogazione è filtrata per team, e il database applica la sicurezza a livello di riga (row level security) ai dati dei team tramite un ruolo privo di accesso alle righe degli altri team.
Cifratura e link
Tutte le connessioni usano HTTPS (certificati TLS di Let's Encrypt). Le copie leggere e gli originali sono raggiungibili tramite link firmati che scadono entro un'ora; il bucket di archiviazione non è pubblico.
Sicurezza web
Una Content Security Policy rigorosa, nessun inserimento in frame da parte di altri siti, scritture accettate solo dall'origine del sito stesso, il cookie di sessione non leggibile dagli script e inviato solo su HTTPS.
Disponibilità e resilienza
Backup notturni del database verso l'archiviazione nell'UE, uno al giorno per gli ultimi 31 giorni, ciascuno scaricato nuovamente e verificato dopo la sua creazione; i container si riavviano da soli dopo un guasto.
Minimizzazione
Parlato, testo sullo schermo e immagini sono analizzati sui computer del Cliente, non sui server di Artide, e solo per i dischi su cui il Cliente attiva tale funzione; le copie leggere sono caricate solo per i dischi su cui il Cliente le attiva. Il sito non riceve mai il girato originale, salvo gli originali richiesti da un membro, che sono cancellati dopo 7 giorni. Tidy up with AI invia ad Anthropic solo nomi e dati tecnici, mai il contenuto dei file né fotogrammi, e solo per un disco confermato da un membro; il sito non li scrive nei log. Nessun riconoscimento facciale. I log del server sono ruotati in base alla dimensione, al massimo 50 MB per ciascuno dei servizi del sito.
Organizzazione
L'accesso ai server è limitato al personale di Artide che gestisce il servizio, con chiavi SSH personali. Le modifiche al software sono verificate automaticamente prima del rilascio. Le segnalazioni di sicurezza sono gestite come descritto nel file SECURITY.md del progetto.
Allegato 3: sub-responsabili del trattamento
| Sub-responsabile | Cosa fa | Dove si trovano i dati | Strumento di trasferimento |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL, Lussemburgo (AWS Lightsail e Amazon SES) | Server che fa funzionare il sito, il suo database e il modello di ricerca (Lightsail); l'invio delle email del sito: inviti, link per una nuova password e conferme di registrazione, con l'indirizzo del destinatario, il nome del team, il nome di chi invita o crea il link, e il link (SES) | Francoforte, Germania (eu-central-1) | Per l'accesso da parte di società del gruppo Amazon negli Stati Uniti: EU-U.S. Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo (modulo tre) nell'accordo sul trattamento dei dati di AWS |
| Cloudflare, Inc., Stati Uniti (R2 e DNS) | Archiviazione a oggetti delle copie leggere, degli originali richiesti e delle copie del database (R2); DNS per i domini di Artide | R2: Unione europea (bucket con giurisdizione UE) | EU-U.S. Data Privacy Framework; in subordine le clausole contrattuali tipo del 2021 (modulo tre), nell'accordo sul trattamento dei dati per i clienti di Cloudflare |
| Anthropic Ireland, Limited (Claude API) | Proporre un riordino di un disco (Tidy up with AI), solo quando un membro lo chiede: riceve i nomi di cartelle e file di quel disco con dimensioni, date, durate e codec | Fuori dall'Unione europea | Clausole contrattuali tipo (modulo tre) nell'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic |
Quando un membro usa Tidy up with AI con un'intelligenza artificiale e una chiave proprie, impostate nell'app, la descrizione va dal suo computer direttamente al fornitore che ha scelto, secondo il suo accordo con esso: Artide non la riceve, e quel fornitore non è un sub-responsabile di Artide.